Giao việc sao cho chuẩn?

Bài viết ngắn của mình dành cho các bạn đã thấm thía nỗi đau giao việc một đằng, nhận được một nẻo.

Giao việc 360 (360-delegation)

1. Cung cấp tầm nhìn/kỳ vọng (Vision)

Bước đầu tiên này giúp các bên thống nhất mục tiêu của sự hợp tác một cách rõ ràng. Nó được thể hiện dưới dạng các gạch đầu dòng gồm các điểm như sau:

  • Bạn muốn việc gì được hoàn thành?
  • Tại sao các bên cần làm việc này?
  • Khi nào các bên sẽ bắt đầu nhiệm vụ hoặc dự án này?
  • Các mốc dự án xuyên suốt thời gian hợp tác là như thế nào?
  • Thời hạn cuối của các công việc, mốc dự án, toàn dự án là khi nào?
  • Cân nhắc kể thêm về thông tin bên liên quan đến sự hợp tác: các bên, các cá nhân nào sẽ bị ảnh hưởng nếu dự án này hay công việc này không hoàn thành đúng hạn? thiệt hại về tinh thần, vật chất, tiền bạc trong ngắn, trung và dài hạn là như thế nào?
  • QUAN TRỌNG: bạn có cho ví dụ mẫu về hoàn thành/thành công với công việc/dự án sẽ trông như thế nào (Ví dụ: video, ảnh chụp màn hình, đường dẫn đến website v.v)

Dưới đây là một ví dụ về việc set vision trong thực tế của mình:

Vision: World-class B2B SaaS website.

Nếu ae mình làm website lộn xộn, không chỉn chu ⇒ khách hàng tiềm năng đều là CxO vào xem để quyết định mua & sử dụng sản phẩm sẽ thấy sự không chuyên nghiệp và thiếu tin cậy (Website không chỉn chu ⇒ sản phẩm thực sự sẽ không thể tốt được)

Từ đó m cùng thống nhất tiêu chuẩn output của mình:

  1. World-class: kĩ càng, chỉn chu, từng pixel một, mang lại cảm giác tin tưởng cho khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên
  2. Tuân thủ các guideline tiêu chuẩn về design: layout, navigation, typography, color v.v

Ví dụ tham khảo:

    1. Segment
    2. Medallia
    3. MixPanel

    2. Cung cấp tài liệu cần thiết (Related resources)

    Bước này chúng ta, người giao việc, sẽ cung cấp tất cả các nguồn tài nguyên cần thiết cho người đảm nhận công việc. Các nguồn tài nguyên này sẽ giúp họ hòa nthành công việc một cách hiệu quả và đúng như chúng ta mong muốn:

    • Quyền truy cập: online hay offline cần thiết để thực hiện các công việc.
    • Tài chính: ứng trước tiền, Grab Biz account, thẻ công ty.
    • Kiến thức: các khóa học, bài blog có thông tin cần thiết/tham khảo.
    • Nguồn lực: các thành viên liên quan trong dự án; các đối tác, nguồn lực bên ngoài
    • Phần mềm: hướng dẫn đăng nhập, onboarding sử dụng.
    • Hướng dẫn về quy trình: quá trình sales; quá trình ra quyết định v.v
    • Thời hạn cần phải hoàn thành: trong bao nhiêu tiếng, xong trước ngày bao nhiêu v.v

    Một ví dụ về cung cấp các tài liệu cần thiết để hoàn thành công việc:

    1. Layout
    2. Color
    3. Navigation
    4. Typography

    3. Thống nhất định nghĩa của "xong việc"

    Bước cuối giúp làm rõ kỳ vọng về chất lượng và chi tiết của việc được giao. Nó giúp hai bên làm rõ một công việc hoàn thành sẽ cần thỏa mãn các tiêu chí nào:

    • Chi tiết cụ thể của nhiệm vụ/dự án hoàn thiện là như thế nào. Ví dụ: ở cấp độ task thì là JPG được xuất kích thước 300x300; được up lên folder nào v.v Với cấp độ dự án là các tiêu chí thành công (success criteria) lượng hóa cụ thể.
    • Các checklist, các test cases, test plan cần pass như thế nào.
    • Các tài liệu nghiệm thu (sign-offs) từ các bên liên quan.

    Một ví dụ về acceptance criteria cho một task về design:

    • Hi-fi design for the layout of the email including footer and header. The content of the email can be blank.
    • The footer should include social media platforms on which Filum has a presence such as Facebook, LinkedIn, Website
    • The header should include Filum's official logo
    • The design of the email template should be consistent and align with the Filum brand design.


    Bài viết tham khảo: https://profitfactory.com/360delegation/